Secrétaire administrative

La nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Attributions caractéristiques

• La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes. Elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.
• Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes. Elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.
• Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.
• Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
• Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.
• Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Aptitudes recherchées :

• Maîtrise du français parlé et écrit ;
• Aptitude à travailler avec plusieurs logiciels ;
• Aptitudes à interagir avec diverses clientèles ;
• Capacité d’analyse et de synthèse;
• Rigueur et souci du détail;
• Aptitude à la gestion des priorités et au respect des échéanciers;
• Maîtrise des logiciels de la Suite Microsoft Office.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

La direction du Cégep se réserve le droit d’évaluer les compétences professionnelles en secrétariat par l’entremise de tests en français écrit et sur les logiciels Word et Excel.

Le Cégep de Drummondville souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. Si désiré, les personnes handicapées peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection. Nous encourageons les membres appartenant à ces groupes à poser leur candidature.